Hoe meer gedaan te krijgen met minder werk

Oorspronkelijk gepubliceerd op JOTFORM.COM

Ik ga je iets vertellen over de productiviteit dat de meeste vooraanstaande middelgrote auteurs en beroemde start-goeroes niet zullen vertellen.

Het is geen hack die je in de nieuwste Lifehacker-kop leest of tussen de beste #lifehacks-tweets ziet.

In plaats daarvan is het een techniek die, wanneer deze wordt geïntegreerd in uw bedrijfscultuur, zal leiden tot recordproductiviteit.

Het is dit: Rust.

Onderzoeker en Silicon Valley-adviseur Alex Soojung-Kim Pang schreef letterlijk het boek over het belang van evenwicht tussen werk en rust - Rust: waarom krijg je meer gedaan als je minder werkt.

Daarin legt hij uit dat om te kunnen werken, er ook rust moet zijn:

“Rust is niet deze optionele restactiviteit.
Werk en rust zijn eigenlijk partners. Ze zijn als verschillende delen van een golf. Je kunt niet de high hebben zonder de low.
Hoe beter je rust, hoe beter je zult werken. '

Natuurlijk, als je voor een langere periode werkt, zul je zeker meer resultaten produceren. Maar 'productie' staat niet altijd gelijk aan 'productiviteit'. Vooral niet de duurzame en herhaalbare soort die u in uw bedrijf wilt.

Zowel mijn persoonlijke ervaringen als 12 jaar JotForm bouwen, hebben me geleerd dat als je eenmaal leert om werk in evenwicht te brengen met restauratieve rust, je productiviteit omhoog schiet.

Denk er op deze manier over na: als je urenlang zonder rust een voertuig bestuurt, word je uiteindelijk moe. Je oogleden zullen inzakken. Je zult beginnen uit te wijken.

Je zult een bedreiging voor de samenleving zijn.

Hoewel het in de meeste gevallen minder levensbedreigend is, zal werken zonder rust ervoor zorgen dat je net zoveel onnodige fouten maakt.

U zult de productiviteit bedreigen.

Zelfs de meest productieve geest heeft tijd nodig om op te laden.

In Daily Rituals: How Artists Work beschreef briljante denker en schrijver Maya Angelou het instellen van een specifiek tijdsblok om elke dag te schrijven. Daarna legde ze het werk opzij om tot de volgende dag te genieten van 'een schijn van een normaal leven' met haar familie.

“Ik probeer er rond 7 uur te komen en ik werk tot 2 uur 's middags.
Als het werk slecht gaat, blijf ik tot 12.30 uur.
Als het goed gaat, blijf ik zolang het goed gaat. Het is eenzaam en het is geweldig. "

Maar rust is niet alleen voor schrijvers of andere 'creatieve types'.

Miljonair oprichter van de Virgin Group Richard Branson staat vroeg op om te oefenen en te genieten van tijd met zijn gezin.

En Bill Gates, die algemeen wordt beschouwd als een van de rijkste mensen ter wereld, maakt tijd vrij om elke week gemiddeld één boek te lezen.

“Toch is het lezen van boeken mijn favoriete manier om over een nieuw onderwerp te leren. Ik lees gemiddeld over een boek een week sinds ik een kind was. Zelfs als mijn schema uit de hand loopt, besteed ik veel tijd aan lezen. '

Na een volledige maand, week of zelfs dag van echt geconcentreerd werken zonder enige herstellende rust; het is moeilijk om met nieuwe ideeën te komen.

Als je een idee kunt forceren, zit het waarschijnlijk vol met fouten. Fouten die je minder hebt gemaakt om je vermoeide en overbelaste hersenen te herkennen of te corrigeren.

Ik heb veel briljante geesten gezien in tijdgebrek en situaties met veel stress die te gecompliceerde resultaten opleveren, vermomd als oplossingen. Dat komt omdat, zoals Steve Jobs aan het publieke bewustzijn bracht, eenvoud vaak moeilijker te bereiken is dan complexiteit.

"Eenvoudig kan moeilijker zijn dan complex: je moet hard werken om je denken helder te krijgen om het simpel te maken."

Eenvoud vergt veel slim en hard denken.

Slim en hard denken is iets dat een geest zonder rust niet kan doen.

Herstellende rust is niet eenvoudig.

Mijn lichaam en geest laten veranderen in pap tijdens het kijken naar televisie elke avond na het werk zou gemakkelijk zijn.

Er is discipline voor nodig om weerstand te bieden aan de hersenloze e-mailcontrole en Slack-berichten die onbewust uren van je uitvaltijd kunnen opeten en je geest op kunnen winden.

Dat is de reden waarom ik eenvoudige gewoontes heb ontwikkeld waarmee het "werk" -gedeelte van mijn geest een pauze kan nemen terwijl het "spel" -gedeelte komt uit, nou ja, spelen.

Ik train in de sportschool, ik lees boeken om een ​​nieuw perspectief te krijgen, ik ga naar buiten met mijn vrouw en jonge kinderen.

Bovenal laat ik het werk op het werk.

Maar wanneer het tijd is om weer te werken, merk ik altijd dat ik door een weekend, een vakantie of zelfs gewoon een vrije avond heb uitgekeken naar de komende dag.

Tijd weg van werk maakt de geest leeg. Hiermee kunt u tijd besteden aan het innemen van de andere dingen die u tot een goed afgerond individu maken.

In plaats van rust als een luxe te beschouwen, beschouw ik het als een noodzaak om innovatief te blijven in een zeer competitieve softwaremarkt.

Werk om te leven, leef niet om te werken.

Het zou je kunnen schokken als je een startup-oprichter leest die dit zegt, maar het werk is niet alles.

Als je ergens een gelukkig, voldaan en evenwichtig leven gaat leiden, moet je begrijpen dat werk maar een fractie van je aandacht moet nemen.

Ik hou van mijn familie. Ik hou van mijn vrienden. Ik ben graag buiten. Ik hou van lezen over zelfverbeteringssystemen.

Tijd besteden aan deze mensen en dingen herstelt me. De interactie met hen geeft me energie en inspireert creativiteit - zelfs wanneer het werk stressvol is. Vooral als het werk stressvol is.

Ik heb geen tijd te verspillen aan hersenloze taken die mijn productiviteit verminderen.

Ik wil niet terugkijken en spijt krijgen van relaties die uit elkaar vielen terwijl ik 12 uur op kantoor naar pixels staarde.

Vanwege deze drie systemen die ik heb gemaakt om de productiviteit te maximaliseren door middel van herstellende rust, hoef ik me daar geen zorgen over te maken:

1. Implementeer een cyclische aanpak om te profiteren van natuurlijke eb en vloed.

In fitnesscirkels wordt dit de "cyclische mindset" genoemd.

Boeren kennen het als vruchtwisseling.

Bij de bootstrapped legend Basecamp voltooien ze "batches" van werk in cycli van zes weken.

Leiders in elke branche, van landbouw tot technologie, begrijpen dat hulpbronnen uitgeput raken. Ze moeten specifieke acties ondernemen om deze bronnen te vernieuwen als ze productief willen blijven.

Hier bij JotForm is het wat ik graag 'crunch time' noem of niet.

Wat je ook voor de kost doet, je weet wat crunch-tijd is.

Het is die laatste week voordat je klant zijn nieuwe thuis ziet en je hebt wat voelt als nog duizend kasten om te schilderen.

Het zijn die laatste paar dagen dat je achterover buigt om een ​​grote verkoop te sluiten.

Voor ons zijn dit de paar weken voorafgaand aan de lancering van een geweldig nieuw product of functie op onze website.

Wanneer onze crunch-tijd zijn vruchten heeft afgeworpen en ons harde werk voor de wereld is om van te genieten, nemen we een pauze.

Niet een fysieke reis door Europa (dat is een verhaal voor een andere keer), maar een mentale.

We springen in korte, ontspannen projecten waar we nieuwe functie-ideeën kunnen verkennen of nieuwe vaardigheden kunnen ontwikkelen die stand-by stonden tot ons hoofdproject voltooid was.

We nemen deze tijd ook om een ​​beetje onderhoud uit te voeren, zoals het pletten van bugs en ervoor te zorgen dat al onze systemen soepel werken.

Net als boeren, planten we herstellende kleine gedachten in onze hersenen voordat we hen vragen een nieuwe zware werklast aan te pakken.

Er zijn verschillende redenen waarom we een verhoogde productiviteit hebben waargenomen bij het afwisselen van diep, gericht werk en restauratieve projecten:

  1. We kunnen lasergericht blijven op de uit te voeren taak omdat we onbewust weten dat er een mentale breuk op komst is.
  2. Aan de andere kant, laten we ons niet laten hangen aan moeilijke kwesties, omdat we weten dat een geweldige oplossing het meest waarschijnlijk naar ons toe zal komen als we ons er niet op concentreren.
  3. Ons jaarlijkse grote harige doel lijkt een stuk meer te overtreffen in brokken van drie weken.
  4. De druk van beperkte tijd geeft ons een duwtje in de rug om zoveel mogelijk kwaliteitswerk te voltooien tot het moment dat we een mentale pauze hebben genomen.

Ik heb dit systeem van afwisselend zwaar en licht werk ingesteld nadat ik 'negatief werk' binnen het JotForm-team had waargenomen.

Na te veel uren bezig met hetzelfde lastige probleem, begonnen programmeurs meer bugs op te duiken in hun code. Bij te veel uren staren naar een scherm hadden ontwerpers saaie en minder-dan-vriendelijke workflows bedacht.

Onze dappere inspanningen om door een probleem heen te werken, hoe lang het ook duurde, waren averechts.

We waren twee keer zo lang bezig met het voltooien van dezelfde hoeveelheid werk, omdat ons denkproces achterbleef en we steeds terug moesten gaan en dingen opnieuw moesten doen.

De manier waarop uw hersenen en onze organisatie werken, is niet zoals een spier.

Als u elke dag zonder rust aan dezelfde spier werkt, leidt dit waarschijnlijk tot letsel. Dat zal niet alleen je voortgang in de fitness stoppen, het kan je zelfs achteruitspoelen als je vrije tijd neemt om te herstellen.

Dat regelmatig in uw sportschool die meer dan 200 pond kan hurken doet dat niet elke dag. Het duurde maanden, zo niet jaren, van afwisselende training met rust om hun spieren te laten groeien naar waar ze nu zijn.

Een pauze nemen is niet lui. Het is niet het gevolg van gebrek aan volharding. In feite is het precies het tegenovergestelde.

Als je echt gefocust bent op het bereiken van een doel, is het gemakkelijk om je gezond verstand op te offeren om er helemaal voor te gaan. Dat is hoe burn-out gebeurt.

Het moeilijkste is eigenlijk de tijd nemen om te luisteren en te reageren op je hersenen en lichaam wanneer ze smeken om wat herstellende rust.

Pauzeren met intentie is een sterkte, geen zwakte.

2. Neem een ​​pauze, of je zult breken.

E-mails verzonden om 15.00 uur

Casual verwijzingen naar het uitvoeren van een taak in het weekend.

Je denkt misschien dat dit dingen zijn die ik mijn team graag hoor zeggen. Het moet betekenen dat ze zich inzetten voor hun werk. Het moet laten zien dat ze houden van wat ze doen.

Hoewel die dingen beide waar kunnen zijn, kan het ook betekenen dat ze op de korte weg zijn om op te branden.

Dat is niet alleen slecht voor hen persoonlijk; het is voor ons als bedrijf duur om helemaal opnieuw te beginnen met het vinden, interviewen, aan boord gaan en een nieuwe medewerker opleiden om zijn schoenen te vullen.

Wanneer uw werknemers in een stroom terechtkomen, kan het soms moeilijk voor ze zijn om uit te schakelen. En omdat ons team over de hele wereld is verspreid, kan het bijzonder moeilijk zijn als ze weten dat iemand slechts een instant message is, ongeacht hoe laat het is.

Hoe gek het ook klinkt, duurzame werkuren zijn niet iets dat ik aanmoedig - het is iets dat ik soms moet afdwingen bij JotForm.

Wanneer ik tekenen zie dat iemand buiten de normale uren werkt, herinner ik hen eraan om een ​​pauze te nemen. Het probleem zal er morgen nog zijn, en de oplossing zal nog beter zijn met een frisse geest.

Net als duurzame groei, werden gezonde en redelijke werkuren organisch vanaf het begin onderdeel van de kerncultuur van JotForm.

Dit systeem zorgt ervoor dat we zo gefocust en productief mogelijk zijn tijdens de uren die we op het werk doorbrengen.

Als we productiever zijn op het werk, voelen we ons niet schuldig als we het werk op kantoor verlaten als het tijd is om te pauzeren voor de nacht of het weekend.

Dat leidt tot meer herstellende downtime en frisse, opgewonden geesten op maandagochtend.

3. Zorg dat de rust goed is gedefinieerd.

Onbeperkte PTO (persoonlijke vrije tijd) is een gemeenschappelijk voordeel bij veel moderne techbedrijven. Niet bij JotForm.

Het is niet omdat ik denk dat mijn werknemers geen vrije tijd verdienen. Nu moet je weten hoe belangrijk ik geloof dat rust is voor productiviteit.

Het is omdat ik heb geleerd dat, net als creativiteit, ontspanning het krachtigst is als het goed is gedefinieerd.

Voor sommige mensen veroorzaakt een onbeperkt betaald verlofbeleid stress als ze proberen te navigeren in de politiek van hoeveel tijd ze 'moeten' opstijgen in vergelijking met hun leeftijdsgenoten.

Dit is vooral merkbaar in snelere omgevingen; die vrijwel alle startups en de meeste techbedrijven omvat.

Kickstarter verwijderde beroemd zijn onbeperkte aftakasbeleid toen ze merkten dat werknemers worstelden om te bepalen hoeveel vrije tijd passend was.

"Wat we vonden was dat door specifieke parameters in te stellen rond het aantal dagen, er geen twijfel bestond over hoeveel tijd nodig was om van het werk te nemen om persoonlijke, creatieve en familie-activiteiten te ondernemen."

In 2014 bleek uit een onderzoek van Glassdoor dat Amerikaanse werknemers slechts de helft van hun vakantiedagen opnemen. Wat erger is, is dat meer dan de helft van hen nog steeds werkt tijdens die 'vrije' dagen.

Ik weet niet hoe het met je zit, maar ik ben bereid te wedden dat die cijfers alleen maar zijn gestegen.

Bij JotForm oefenen we een gezonde druk uit op medewerkers om hun vakantiedagen elk jaar te gebruiken.

En omdat ze goed gedefinieerd zijn, geloven we dat het hen aanmoedigt om de dagen daadwerkelijk te gebruiken om te rusten, op te laden en productiever dan ooit terug te komen.

Vergeet niet dat vermoeiende nachtvogel die je hebt getrokken op de universiteit; op je toetsenbord bonzen totdat je nauwelijks samenhangende onderzoeksdocument de minimale lengte heeft bereikt? Het was niet je beste werk, maar het is geslaagd.

Hoe zit het met die tijd die je 80 uur per week op kantoor doorbracht met het afronden van een ontwerpproject? Het was niet je meest creatieve ontwerp, maar het was klaar tegen de deadline.

Jij werkte hard. Je hebt lang gewerkt. Maar hoeveel van dat werk zou je productief noemen?

Ik ben bereid slechts een klein percentage ervan te wedden.

Ik ben bereid te wedden dat je het beter had kunnen doen.

Niet door nieuwe vaardigheden te ontwikkelen. Niet door nog meer te werken. Maar door minder te werken.

Herstellende rust is geen optie, het is een vereiste voor iedereen die productiever wil zijn in zijn leven en in zijn bedrijf.